日本での国際会議開催に、立候補から実施まで携わった方々の体験談を紹介します。
日本での開催を立候補するうえで工夫した点、これから立候補する主催者へのアドバイス
- （招致対象会議に）日本からの参加者を多く動員した。また、同時に開催された組織委員会でも、日本から複数の委員が出席し、日本開催への招致活動を行った。招致活動においては、どれだけの人間が関わっており、日本での開催を期待しているかを見せていく必要があると思う。（アジア睡眠学会 2009年10月 大阪市）
- ライバルのライプチッヒ市とケープタウン市は、それぞれベルリンの壁崩壊、アパルトヘイト廃止10周年記念を誘致の目玉として掲げていました。我々は最初コンパクトな申請書類を送っていましたが、会長や学会本部の親しい理事に助言され、2度目の誘致書類は、遠いアジアの日本での開催に反対する理事らを説得するインパクトある分厚いものに変えました。また日本と欧米のソフトドリンクなどの値段、滞在費用、旅費を比較したリストを作り、日本の物価が高くないことを明示しました。（第11回世界乳幼児精神保健学会 2008年8月 横浜市）
日本での開催立候補で成功する秘訣
- 国際学会の準備には、文化の異なる本部と開催国とが日夜Eメールや国際電話で交渉を重ねるわけですから、本部からみてこれは信頼できる二人三脚の相手だと思ってもらえることが、選ばれる秘訣であると思います。JNTOの交付金セミナーに出席し、国際学会準備のノウハウを学んだことも役立ちました。（第11回世界乳幼児精神保健学会 2008年8月 横浜市）
- 日本組織委員会メンバーのほぼ全員が、国際会議を運営することが初めてであったため、全てが手探りの状態でした。後から考えると、JNTOや地元コンベンションビューロー等に事前に連絡をし、様々なアイディアをいただいた方がよりよかったと感じました。当初、様々なコンベンションビューロー関連団体は、敷居が高いイメージを持っておりましたが、現実は全くその様なことはなかったことから、格好つけず、とにかく考えていることを何でも言ってみることが必要だと思いました。（第6回国際動物実験代替法学会議 2007年8月 東京）
- ロジスティックス、会議施設の良さ、支援体制の完備、治安の良さなど多くの点でアピールすることが良いと思います。立候補の段階では、プレゼンに相当工夫を凝らしました。 開催地の魅力を訴えるため、開催都市および市観光協会から開催地に関する映像やデータをもらい、プレゼンテーションの中に加えました。会議場に関するデータ、映像を入手し、会議場のよさを訴えるとともに、具体的には空港などからのアクセスなど、日本開催に関して何も心配の無いことを伝えました。さらには、開催都市から提供を受けた多量の観光パンフレットなどを配布するとともに、日本の会員にも（日本への開催誘致に関して）十分情報を伝え、草の根の誘致をお願いしました。（第56回国際生産工学アカデミー（CIRP）総会 2006年8月 神戸市）
会議開催にあたって工夫した点
- JNTOの交付制度を利用していたお陰で、非常にスムーズに進んだ。参加者集めの工夫としては、関連する各学会の医師、歯科医師、技師、看護師などに対して、本学術集会に参加すれば、専門医等の「更新ポイント」を得られるようにしたこと、関連学会との合同シンポジウムを積極的に設けたことなどがあげられる。（アジア睡眠学会 2009年10月 大阪市）
- 地域（開催都市）の行政などとも密接に連携し、この会議が地域に対してもメリットがあることを理解してもらうとともに、地域での特別講演会を別途開催したり、地域の工場見学を導入するなど、地域への情報提供を試みた。予め参加者から『ベジタリアン』かどうかを聞き、ホテルなどと打ち合わせしてベジタリアン対策をしっかり行い、満足のいく食事を用意しました。また、参加型のアトラクションを演出し、会議出席者が観るだけではなく、共に楽しめる内容にしました。（第56回国際生産工学アカデミー（CIRP）総会 2006年8月 神戸市）
- 運営に関しては飲食費を最小限にするなど華美に走らぬようにした。そのことが財団等への申請の際に好感を持たれたのかもしれないと考えている。（第11回国際精子学シンポジウム 2010年6月 宜野湾市）
- 寄附金はJNTOのサポートで円滑に集めることができた。参加者の募集や参加受付等は近年WEBやメールで安価に幅広く行なうことが可能になっている。（第11回国際精子学シンポジウム 2010年6月 宜野湾市）
- JNTOの援助により本部の会長を開催候補地である京都に招くことができました。昨今は政府機関などからの経済的な援助がないと会議開催は困難です。（第58回CIDESCO世界会議 2009年9月 京都市）
会議を終了して心に残ったこと
- 大勢の方々の懸念をよそに、大会はふたを開けてみたら思いのほかすんなりと、参加者、講師やボランティアがうちとけあい、会場のいたるところで和やかな笑顔ややりとりが見られました。不備な点も多々見受けられましたが、周囲が臨機応変にうまく補いあいことなきを得ました。これらの試行錯誤を経て、関わったものは皆、国際学会の経験者になりました。人それぞれの得手不得手はよいチームワークさえあれば補いあえることを体験しました。（第11回世界乳幼児精神保健学会 2008年8月 横浜市）
- 日本は諸外国と比べると、まだ身体が不自由な方々への対応には不慣れな部分が多いと感じます。そのため、国際会議を行う場合にこのような方々に対する支援を行っていただける機関があると助かると思いました。（第6回国際動物実験代替法学会議 2007年8月 東京）
- 何百人もの参加者がいると、必ず予想しなかったトラブルが発生しますが、それに対して、きちんと対応することに よって、苦情が感謝の言葉に変わったことが印象に残っています。（第56回国際生産工学アカデミー（CIRP）総会 2006年8月 神戸市）
- 『東京は思ったより高くなかった。』との感想が多かったです。パリやロンドンなどと比較すればホテル代は半分以下なのに、『日本は何でも高い』という誤った先入観がいまだ根強く、（日本はそんなに高くないということが）外国では以外と知られていません。（訪日して実際に体験し、日本は）食事代以外は意外にリーズナブルだと言うことを知ってもらえました。会議終了後、あれだけ『東京（日本）は高い』『ごみごみしている』などと文句を言っていた国際委員達から『東京（日本）は良かった』と、当初とはまったく逆の印象と賛辞の言葉を聞くことができました。（第10回化学・生命科学マイクロシステム国際会議 2006年11月 東京 ）
