ここが知りたいコンベンション立候補に当たっての準備体制について

立候補に当たっての準備体制について

主催者の皆様にとって日本でコンベンションを開催することは、国際社会における主催団体の地位向上だけでなく、加盟会員の増加や、さらには若手研究者の育成にも貢献することとなります。このコーナーでは、立候補や開催準備に関する皆様にお役に立つ知識を採り上げていきます。
今回は、「立候補にあったっての準備体制」について、重要とされることです。

1.「国内受け入れ組織の準備」

大規模なコンベンションであれば「誘致準備委員会」のようなしっかりした組織も必要かと思われますが、小規模のコンベンションであっても核となる協力メンバーを数名決定することにより、よりスムーズに立候補の準備ができます。まずは、国内で国内主催者として意見、意識の統一をはかり、一丸となって誘致に取り組むことが誘致成功の第一歩のようです。
2.「誘致準備チームの編成」

ビッドペーパー（立候補提案書類）の準備、またそのための開催地・開催施設の選定等、作業は煩雑であり、効率的に行うにはノウハウが必要なものもあります。そのため、主催者の方の力だけで行うのは効率的とは言えないようです。JNTOはもちろんのこと、各都市のコンベンションビューロー、PCOなどに相談し、チームの一員として準備を進めたほうが良いようです。
3.「競合相手を知る」

「どの国が立候補を考えているのか。」「どのような戦略で立候補してくるのか。」等、競合相手の手法を探ることが、効果的なロビー活動や優れたビッドペーパーの作成につながります。
4.「全力をつくすこと」

コンベンションの誘致は、ときに敗退することもあります。しかしながら、途中で手を抜いてしまえば誘致成功は難しくなるでしょう。もし、敗退した場合でも、健闘して敗退したのであれば、国際本部のキーパーソンに強い印象を残すことができるとともに、次回立候補の際に大いに役立つことになるでしょう。