ここが知りたいコンベンション立候補にあたっての提案書類（ビッドペーパー）作成のポイントとは？（1）

立候補にあたっての提案書類（ビッドペーパー）作成のポイントとは？（1）

主催者の皆様にとって日本でコンベンションを開催することは、国際社会における主催団体の地位向上だけでなく、加盟会員の増加、さらには、若手研究員の育成にも貢献することとなります。このコーナーでは、立候補や開催準備に関する、皆様のお役に立つ知識を採り上げてまいります。今回は、「立候補にあたっての提案書類（ビッドペーパー）の作成ポイントとは？（1）」です。
ビッドペーパーは、国際コンベンションの開催国及び開催都市選定に当たって、理事会等で比較検討される極めて重要な書類となり、ビッドペーパーの出来により開催地が大きく左右されるので、作成にあたり万全を期すべきものです。まずは、ビッドペーパーの外観や体裁に注意を払いましょう。表紙デザイン、色、印刷、写真、編集レイアウト、英語表記等、ビッドペーパーを見る立場になって、見やすい資料作りを心がけましょう。特に、英語表記を行う際は、必ずネイティブチェックを通し、スペルミス等が無いようにすることが肝要です。
さらに、その上で、なるべくインパクトのある内容を盛り込みましょう。「何故、日本（あるいは都市）で国際コンベンションを開催するのが相応しいか」という理由をデータと実例を使って、わかりやすく、且つインパクトのある形で作成することが必要です。ビッドペーパーに盛り込むべき内容は、以下のようなものがあります。

招請状

1名につき通常1枚にまとめ、各々の立場で熱意を伝えることに重きを置いたものを作成し、また、できるだけ多くの招請状を用意します。JNTOでも理事長の招請状を発行することができますので、是非、お問い合わせ下さい。
なぜ日本（開催都市）なのか？

日本（あるいはその都市）で開催すべき理由をできるだけデータを使用して、明確に説明することが大切です。外国人が日本に対して抱く3つのマイナスイメージ「物価が高い」、「遠い」、「英語が通じない」を払拭し、逆に日本のプラスイメージ「安全」、「親切」、「誠実」、「組織力」、「経済力」、「高参加率」などをできるだけ強調します。
プログラム

プログラム案をビッドペーパーに盛り込むことにより、開催地決定権者にコンベンションの具体的なイメージを持たせることができます。プログラム案を作るのにそれほど難しく考える必要はありません。あくまで主催者側からの仮案であり実際のプログラムは開催地決定後に協議して大幅に修正されるのが通例です。
会議場・施設

会議場のフロアプランを示し、実際に使用予定のスペースと使用目的を記載しましょう。フロアプランには使用するセッションルームの他、駐車場、登録受付会場、事務局、委員会室、各種控室、コーヒーブレイクのスペース、パーティー会場、レストラン、展示会場などできるだけ詳細に記載します。
この際、開催予定の会議と同分野の会議、あるいは同じ大きさの会議がその施設で開催されたことがある場合は、その旨をビッドペーパーで強調します。また、スタッフに熟練の経験者がいてどんな要求にも柔軟に対応できること等、その施設を使用するソフト面でのメリットがあれば、それもアピールします。
ホテル・宿泊施設

使用する全てのホテルを宿泊費によって3～5段階にわけ、部屋数、料金範囲を明示すると良いでしょう。また、これら以外にも宿泊可能な市内の全てのホテルの部屋数を示し、その都市で開催が十分可能であることを記載しましょう。ホテル自体が会議会場となる場合には、そのホテルの特徴や過去におけるコンベンション開催実績も記載すると良いでしょう。
交通手段

会議の開催地を決定する際に、ディシジョンメーカーが候補国、都市、会議施設等に関し、具体的にどのような項目についてチェックするのか知っておく必要があります。それによってビッドペーパーでの強調すべき項目も異なってくるからです。会議の本部がアメリカに在る場合には、「Request for Proposal」、また、ヨーロッパの場合は、「Congress Guidelines」のような名称で、開催条件を公開していることがあるので、本部にまずお問い合わせをされると良いでしょう。