ここが知りたいコンベンション参加者募集・広報

参加者募集・広報

このコーナーでは、国際会議開催の準備に必要な情報をお届けいたします。第4回目は、国際会議主催者の皆様を悩ます、参加者集めについてご紹介します。

  • 1. 広報タイムテーブル

    • 1-1. 日本開催の告知(第一段階)

      最初にすべき広報は、次回の国際会議を日本で開催するということを、明確に伝えることである。一般的には、前回大会最終日に行われる閉会式等で、次回開催地の紹介が行われホストである日本側の責任者(組織委員長)等が参加を促す為のプロモーションを行う。開催地の自治体首長等が参加し、同様に挨拶等を行う こともある。ここでは、開催期日・開催地の他に、いかに魅力的な開催地であるかを印象強く参加者へアピールし、啓発することが最大の目的である。また、アンケート等を入れ日本大会への参加意思の意向を探ることも効果がある。

    • 1-2. 具体的な内容紹介(第二段階)

      開催期日も会場も確定し、会議の具体的な内容をサーキュラー(Circular)やアナウンスメント(Announcement)といった印刷物を参加者や各国の関係協力団体等へ送ることになる。ポスター等を作り同様に送付するのもこの時期である。 主催者のみならず、開催地での受け入れがいかに熱心かまたいかに参加者にとって魅力があるか等を、会議中の社交行事や同伴者プログラム、アフターコンベンション(After Convention)等の写真や想定されるプログラム等を載せた印刷物にするのも重要な広報である。

    • 1-3. 参加登録方法や宿泊申し込み方法等(第三段階)

      会議プログラムへの参加方法(論文応募方法)と別に、参加そのものの登録受付方法や宿泊申し込み方法等の詳細と必要な申込書類(Application Form)を入れた詳細なサーキュラーを作成し、アンケート送付者や関係協力団体等へ送り受付を開始する。申し込み方法や参加費用、送金方法、取り消し変更、締め切り日、参加資格、問合せ窓口等を明快に記載することが必要である。途中からのルール変更は、無駄なコストと手間がかかる。オフィシャルトラベル エージェント(Official Travel Agent)等の紹介も合わせて行う。

    • 1-4. 開催そのものの広報(第四段階)

      誘致決定後と開催直前には、会議参加者以外の一般への広報活動も重要である。会議の趣旨、目的、開催規模等を記載したニュースリリース(News Release)を作成し、関係する記者クラブやその他報道関係者へリリースする。開催地の自治体等を通じた広報活動を行うことによって開催そのものの重要性を広く知らしめ、開催を盛り上げる事は受け入れ側としては是非やらねばならないことである。

  • 2. ウェブサイトを利用した広報

    従来の国際会議では、サーキュラー(Circular)やアナウンスメント(Announcement)と言った印刷媒体が主流であった。また、会員限定 参加型の国際会議では、団体がもつ定期刊行物への掲載による広報告知が有効であるが、これも印刷雑誌媒体であった。近年はITの普及で、E-mailを始めとした連絡手段から、会議のウェブサイトを立ち上げ、参加者の登録はもとより、論文受付やそれらの処理を行うことが主流になっている。また事前準備の利 用のみならず、会議当日の参加者状況やプログラムの進捗状況、会議のライブ中継、会議そのものの参加を海外と結んで講師がプレゼンテーションを行うまでに 飛躍的な発展を遂げてきた。ホームページを作成した後には、関係する機関団体からのリンクをお願いし、幅広く誰でもアクセス可能な状態を作ることが重要である。

  • 3. 前回会議での広報

    すでに次期会議が日本に決定している場合、前回会議でのプロモーションは重要である。会議最終日の閉会式後に是非時間をもらい、次回会議へのプロモーションのための時間を貰うべきである。ここでは、開催地を紹介したアナウンスメント、パンフレット、ポスター等の印刷物の他、映像での紹介や印象を深くするために、ギフト等の配布といったツールを利用しての広報活動を活発に行うことで、前回会議の参加者を次回の日本での会議へ行こうとする動機づけを強く行うことが重要である。

  • 4. プレコンファレンス(Pre-conference)の実施

    大型の会議では、準備段階に於いて該当する国際会議の啓発普及を目的として、プレコンファレンスを一年前から半年前に開催することがある。また、大型国際 会議に於いては準備状況の把握や報告、テーマの検討等を兼ねて次回開催国での国際組織の理事会等を開催することがある。いずれの場合も開催の間隔が長い場合(3年から4年)が多い。プレコンファレンスの開催告知は、前回会議のアナウンスの中や決定後のプレイベント的な扱いの中で本会議の告知目的で行われる広報活動の一環となる。

  • 5. プレス対応

    大型会議の場合には定期的なニュースリリース(News Release)を発行し、関係協力団体や新聞社等へ送付し準備状況や参加登録状況、会議トピックスの紹介を行う。また、主要な組織委員会メンバーが集まり、会議のテーマ等について具体的な説明を行うために記者発表を開催することもある。会期中には、プレスルームを設置し会議内容や主要なトピックスについての資料を作成し配布すると共に、プレスを招いて記者発表を行う。

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