「立候補にあたっての提案書類(ビッドペーパー)作成のポイントとは?(2)」

「立候補にあたっての提案書類(ビッドペーパー)作成のポイントとは?(2)」

主催者の皆様にとって日本でコンベンションを開催することは、国際社会における主催団体の地位向上だけでなく、加盟会員の増加、さらには、若手研究員の育成にも貢献することになります。このコーナーでは、 前回に引き続き、「立候補にあたっての提案書類(ビッドペーパー)の作成ポイントとは?(2)」(後編)をご案内します。それではまず、ビッドペーパーについてのおさらい をいたしましょう。

ビッドペーパーとは、国際コンベンションの開催国及び開催都市選定に当たって、 理事会等で比較検討される極めて重要な書類で、その出来具合により開催地選定が大きく左右されるため作成にあたり万全を期す必要があります。そのため、ま ずはビッドペーパーの外観や体裁に注意を払い、表紙デザイン、 色、印刷、写真、編集レイアウト、英語表記等、ビッドペーパーを見る側の立場になって、見やすい資料作りを心がけましょう。特に、英語表記を行う際は、必 ずネイティブチェックをし、 スペルミス等が無いようにすることが肝要です。 「何故、日本(あるいは都市)で国際コンベンションを開催するのが相応しいか」という理由をデータと実例を使って、 わかりやすく、且つインパクトのある形で作成することが必要ですが、ビッドペーパーに盛り込むべき内容として前回は、「招請状」「なぜ日本(開催都市)なのか?」「プログラム」「ホテル・宿泊施設」「交通手段」についてお話しました。今回はそのほかに盛り込むべきものについてご案内しましょう。

PCO (Professional Congress Organizer) 会議運営会社

すでに特定のPCOに頼むことが決定している場合には、PCOの名称・住所・連絡先・過去の実績・所属する関連協会名などをビッドペーパーの中で紹介し、 特に決まっていない場合には、IAPCO(International Association of Professional Congress Organizers)などに加盟しているPCOの名称を紹介するとよいでしょう。

予算

  1. まず、なぜ立候補国が予算を作成しなければならないのかを考えてみましょう。
    その理由は、国際本部が「収入計画」が現実的で実現可能なものなのかを判断するためです。国際本部としては、収入見込が甘く、結果的に赤字を計上し、それを負担することは絶対避けたいことです。そこで国際本部の抱く懸念: 1.参加者見込数が多すぎるのではないか。2.はたして寄附目標額を達成できるのか。につき、予算案に次のような説明を付記すると良いでしょう。
    1. 参加者数予測の根拠となるもの:

      • 同会議の過去の日本人参加者数を考慮
      • プロモーション活動を早くから積極的に行う ・同時通訳を導入
      • 国際会議開催直前あるいは直後に国内総会を同時期開催
      • 日本で開催することにより、近隣アジア諸国からの参加者が多く見込まれる開発途上国からの参加者や若手研究者などに旅費の一部援助を行うことにより、参加しやすくなる。
    2. 寄附目標額を達成できるのか:

      • できるだけ具体的に関連業界の法人(企業)や各種団体等からいくら寄附が集まるかの計画や国や自治体からの助成金がある場合はそれも示す。
        (国際観光振興機構(JNTO)では特定公益増進法人としての「寄附金募集・交付金交付制度」を行っています。
    また、必ずしもビッドペーパーに記入する必要はありませんが、プレゼンテーションにおいて、『赤字は出ないように財務委員会を作って慎重に管理するが、万が一、赤字が発生した場合においても国内委員会が責任を持つ。』と言い切るのも効果的です。
  2. 収支の項目
    収入については、通常 1.参加登録費 2.寄付金・助成金 となります。
    支出の項目には一般的に 会場費、人件費、機材費、印刷制作費、展示費、通信運搬費、 レセプション・社交行事費、招待講演者旅費・宿泊費、商業展示等があります。より詳しい資料が必要な場合はお問合せください。

プロモーション計画

過去のある大学の調査によれば、国際会議への参加決定理由の上位3つとして「開催地」「スピーカー」「プログラム」があげられています。従って、これら3つの情報を効果的に盛り込み、綿密なプロモーション計画を作成するとともに、それを実効することにより、十分な会議参加者が確保可能であることを説明します。また、サーキュラーやアナウンスメントの発送、ウェブサイトにおける充実した情報の発信、関連会議におけるプロモーション活動等を具体的に示し、説得 力のある説明を行いましょう。

受入れ組織

立候補の段階では「準備委員会」を中心に活動し、開催決定後に主催受入団体として、「組織(運営)委員会」や「国内母体団体(日本○○学会、△△協会など)」が設置されることとなります。組織委員会組織図は概ね下記のようになります。

【図表】受入れ組織

一般情報

天候、ビザ(査証)、銀行(キャッシング)、ショッピングなどの情報についても盛り込みましょう。

ビザについては外務省による最新の情報をチェックし、銀行の営業時間とともに、海外のクレジットカードからの換金場所等、便利なことを強調しましょう。また、ショッピングについても、大半の店が日・祝日も営業していることや、24時間営業のコンビニエンスストアが数多くあることなども具体的に表現するとよいでしょう。