誘致・開催までの流れ

国内受け入れ組織の設置

国内の学会団体や会議分野の先生へ呼びかけ、「誘致準備委員会」のような国内受け入れ組織を設置しましょう。

誘致チームの編成

委員会の他にJNTOや候補都市のコンベンションビューロー、そのほか幅広い専門性やスキルを持つ組織、人材を加え、 「チーム・ジャパン」を編成しましょう。チームジャパン体制は、国際会議誘致において、日本が高く評価されるポイントです。

JNTOの支援① 候補都市選定の協力

情報収集と分析

開催都市決定の方法、選考基準、競合都市情報など様々な情報を収集・分析し、関係メンバーとも共有しましょう。

JNTOの支援② 準備・運営に関するコンサルティング

ビッドペーパー（提案書）の作成

日本で開催する意義やメリット、プログラム案や予算などを網羅した、内容も見た目も魅力的なビッドペーパーをチームジャパンで協力して作り上げていきましょう。JNTOでは、テンプレートや画像素材の提供、内容のコンサルティングを行っています。

JNTOの支援③ ビッドペーパー作成支援
JNTOの支援④ JNTO理事長名や関係省庁大臣名による招請状（サポートレター）発行の手配

ロビー活動

キーパーソンやミーティングプランナー、コアPCOなど、開催地の決定に影響力を持つ人物に対して信頼関係の構築と日本開催をアピールしていきます。

JNTOの支援⑤ 誘致支援グッズの提供
JNTOの支援⑥ キーパーソンの視察支援

開催事務局の設置と基本計画の作成

開催国で「組織委員会」を設置し、学会の国際本部や会議の総合企画・運営サービスを提供する事業者（PCO）、各都市のコンベンションビューローとも連携しながら、日程やそれぞれの役割を決めます。誘致時に提案した会議・展示・社交行事などのプログラムをより具体化しましょう。

会議・展示プログラムの手配

基本計画に沿って、会議場や宿泊施設、展示等の手配を進めます。開催都市コンベンションビューローのサポートを活用する部分とPCOに手配を依頼する部分を整理し、円滑に手配を進めましょう。

JNTOの支援内容① 各都市が行う支援サービスご紹介

寄附金、スポンサーの募集、助成金の確保

スポンサーを得るために関連企業へ働きかけ、開催都市や財団が設けている助成金制度も活用しながら、必要な資金を確保します。JNTOは特定公益増進法人として、寄附者が税制上の優遇措置を受けられる制度を設けています。

JNTOの支援内容② 寄附金・交付金制度
JNTOの支援内容③ 各都市が行う助成金等の支援サービスご紹介

広報活動と参加者登録受付

会議WEBサイトを立ち上げるとともに、各種メディアを活用して、会議や団体の社会的認知度を高め、スポンサーの募集や参加者への告知を行います。参加登録システムの準備・募集開始、入国査証（VISA）取得に関わる手続きなども、PCOに委託・分担しながら進めましょう。

JNTOの支援内容④ 宣伝用フライヤーの作成
JNTOの支援内容⑤ 前回大会でPRブースの出展

会議開催

国内外から参加者を迎え入れ、研究発表会からガラディナーや文化体験といった社交行事まで、計画したプログラムを着実に実施します。

JNTOの支援内容⑥ キーノートスピーカーの渡航支援
JNTOの支援内容⑦ ギブアウェイやPR映像、日本紹介パンフレットの提供
JNTOの支援内容⑧ 「Japan Official Travel App」の提供